Нервная обстановка, отсутствие завершенности интерьера, неуютная зона ожидания – все это не способствует созданию благоприятного мнения ваших клиентов о компании. Любая фирма, как и человек, хочет располагать к себе своим обаянием. «Обаянием офиса» станет зона встречи гостей и зона отдыха клиентов. Задумайтесь о создании благоприятной обстановки во время ремонта офисов вашей фирмы.
Главная точка, через которую проходит каждый посетитель – стойка рецепции. Конечно, важно, как встретит гостя администратор офиса, но и сама мебель в этой зоне не менее важна. Чтобы создать благоприятное впечатление, используйте в организации зоны администратора небольшое количество мебели и закрытые полки для бумаг. Стойки ресепшн из подходящих по стилю материалов и соответствующего площади всего помещения размера, а также небольшого стеллажа для папок и мелких канцелярских принадлежностей вполне хватит. Не стоит перегружать зону деталями – этого правила нужно придерживаться и в отделке. Однако все-таки стойка администратора не должна выглядеть излишне официально и строго, поэтому умеренно применять фантазию вам или вашим дизайнерам все-таки придется. Хорошо, если в зоне встречи посетителей будет присутствовать стильная вывеска с логотипом компании, это придаст ей функцию визитки. В последнее время модным стало использование комнатных растений или живых цветов, некоторые компании даже сделали их частью корпоративного имиджа (например, бамбук, букет роз, раскидистые пальмы). Главное, чтобы растение соответствовало духу компании и виду деятельности (попробуйте представить букет ромашек в фирме, занимающейся недвижимостью Греции).
Далее посетитель попадает в зону отдыха клиентов. Зачастую приходящим в офис людям приходится ждать – когда освободится руководитель или менеджер, когда приедут на встречу остальные участники и т.д. По-максимуму используйте минуту праздного ожидания, когда голова клиента «отдыхает» от мыслей о работе, чтобы создать расположение к вашей компании. Мебель и свет – главные средства в достижении этой цели. Эту зону, как и зону рецепции, не стоит перегружать деталями – не утомляйте посетителя ненужными мелочами. Однотонные стены, диван, пара кресел, кофейный столик – этого вполне достаточно, чтобы гость комфортно расположился. Все чаще в обстановке зоны ожидания используют кожаную мебель– считается, что она создает впечатление респектабельности. Но это приводит к тому, что во всех офисах стоят типовые черные диваны, ничем не отличающиеся друг от друга, и уж если они и создают настроение, то это настроение скуки. Найдите неординарное решение – яркий цвет или необычный материал. Однако помните о практичности. Бархатные кресла – не лучший вариант для офиса. Что касается освещения, то оно не может быть слишком ярким или слишком тусклым – лучше всего подойдет рассеянный отраженный свет. Кроме того, в планировке размеров различных зон учтите следующее требование – зона встречи гостей и зона ожидания не должны быть тесными.
Чашка чая или кофе неразрывно связана в голове многих людей с минутами ожидания. Казалось бы, мелочь, но то, в какой чашке подадут горячий напиток ожидания вашему гостю, в значительной степени влияет на его настроение. Заведите стильный «гостевой сервиз» и запретите администратору использовать случайную посуду. Можно заказать кофейные чашки с фирменной символикой, но не слишком кричащей. Такие чашки не должны походить на домашние «веселые кружки» на пол-литра – у клиента возникнет впечатление, что его специально отпаивают чаем или кофе перед длительным разговором! Российские компании привыкли обильно снабжать зону отдыха и ожидания развлекательными журналами. Вместо них лучше использовать имиджевые материалы. Закажите несколько экземпляров презентационных журналов, буклетов и т.д. Ведь вполне логично, что клиент, пришедший к вам в офис, будет заинтересован вашей компанией и с удовольствием пролистает ваш корпоративный журнал.
Во многих фирмах менеджеры беседуют с клиентами прямо в кабинете за рабочим столом. Старайтесь отойти от этой традиции – у посетителя возникнет ощущение, что он пришел на прием к терапевту. Выделите отдельное помещение для переговоров. В этом случае будет легче оказать клиенту радушный прием, к тому же, в комнате для переговоров можно широко развернуться в смысле создания имиджа – сюда вполне впишутся в большом количестве имиджевые буклеты, визитки и прочие атрибуты фирменной символики.
Как вы уже поняли, офисные площади – это широкий простор для маркетинговой деятельности. Любая мелочь может повлиять на расположение клиента, которое так важно именно сегодня, когда конкуренция в любой сфере так велика, что нельзя пренебрегать даже самыми маленькими преимуществами. Тем более, что приятные впечатления посетителей от визита в офис вашей компании – преимущество более чем весомое.
